Nuestra sociedad está inmersa en un mundo que avanza a pasos agigantados, hoy en día la globalización de las actividades y los cambios tecnológicos han contribuido a la gestión de la información, el intensivo uso de las tecnologías de la información y la comunicación han facilitado la manera de procesar, almacenar, recuperar y transmitir la información por distintos medios, rompiendo las barreras de tiempo y espacio; esto ha permitido incrementar el valor de la información en todos los ámbitos. Debido a ello, la información es un recurso vital e imprescindible para la organización, por lo que debe ser valorada en la estrategia empresarial. Esta contribuye en la generación y transformación de las instituciones, toda organización depende de la información para su desarrollo, convirtiéndola en un activo intangible que debe ser gestionado de forma correcta.
En consecuencia a lo anterior y teniendo presente que la información es un recurso para todos y debe ser gestionado de la mejor manera con eficacia, eficiencia y rentabilidad, se integra la auditoría para su evaluación y correcto manejo. La auditoría es concebida como un proceso sistemático de gestión, constituye una herramienta de control y supervisión que consiste en obtener, evaluar y verificar objetivamente un proceso, activo o función de una organización, con la finalidad de determinar la correspondencia entre las acciones y objetivos de la empresa. Mediante la auditoría se confrontan las actividades con los resultados para ver si efectivamente las acciones son las necesarias para lograr los objetivos deseados por la organización.
Es por ello que la auditoría de la información ha venido a ser un “proceso que permite detectar, controlar y evaluar la información que existe en una organización, así como los flujos de información que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación a las necesidades de su personal y a los objetivos de la organización”. (Serrano, S. y Zapata, M. 2003, p.294)
Si se implementa la auditoría los beneficios a corto y largo plazo serán muchos, entre ellos se pueden mencionar:
ü Optimizar costos, gracias a la gestión racional de los recursos.
ü Identificar amenazas inmediatas y reducir riesgos.
ü Accesibilidad y usabilidad de información de forma más rápida.
ü Desarrollar estrategias y políticas de información específicas.
ü Conocimiento de los costos y efectividad de la información y su utilización.
ü Fortalecimiento del profesional de la información como consultor para la organización.
ü Consolidación del servicio de información como un área clave del negocio.
ü Base para afrontar con garantías cualquier iniciativa relacionada con la gestión de la información desde el conocimiento real del entorno. (Soy i Aumatell, C., 2003, p. 265)
Mediante la aplicación de la auditoría de la información, se logran cambios organizativos dando un verdadero valor a tan prestigioso recurso, esto influye en la creación de estrategias y políticas de información específicas que responden a las necesidades informacionales de la entidad, además contribuye al posicionamiento del personal profesional encargado de gestionar la información, los bibliotecólogos.
En síntesis, al llevar acabo la auditoría de información se logra conocer la realidad de la información que está influyendo directa e indirectamente sobre la organización, detecta las entradas, manejo, relación y producción de información de la entidad y las salidas de la misma. Siendo esto una herramienta que permitirá una sabia toma de decisiones para alcanzar los objetivos planteados por la institución.
Referencias bibliográficas
& Serrano, S. y Zapata, M. (2003) Auditoría de la Información, punto de partida de la gestión del conocimiento. El Profesional de la Información, 12 (4), 290-297.
& Soy i Aumatell, C. (2003) La auditoría de la información, componente clave de la gestión estratégica de la información. El Profesional de la Información, 12 (4), 261-268.
Estoy de acuerdo cuando menciona que la información es un activo intangible que deber ser gestionado. Es precisamente esa intangibilidad lo que impide que las personas encargadas de una organización establezcan los mecanismos necesarios para estandarizar la producción y uso de la información. Las personas están acostumbradas a controlar y evaluar lo que se puede ver y tocar y al ser la información un recurso "invisible", entonces no se le da la importancia que merece como mecanismo facilitador de la toma de decisiones importantes para las gerencias.
ResponderBorrarEs muy importante que se gestione la información a nivel organizacional, como plantea Karen es vital para el desarrollo de la organización, para identificar las amenazas y darles solución pronta y asi cumplir exitosamente con todos los objetivos planteados de la organización.
ResponderBorrarAsí es compañeros el darle valor a la información dentro de la organización es vital, reconocerla como un elemento estratégico llevará a alcanzar el éxito empresarial, la información debe ser concebida como una herramienta fundamental e imprescindible para la toma de decisiones, por eso se debe de evaluar para saber si se está tratando adecuadamente y es funcional para la organización, sólo así se alcanzará lo deseado por la entidad.
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