11 de octubre de 2011

Análisis de la lectura: "Acercamiento a una Política de Información en Costa Rica" de Rebeca Rosales Reyes


En la actualidad debido a la expansión de las Tecnologías de Información y la Comunicación se ha realizado una producción y difusión masiva de datos, los cuales han causado una revolución y formulado cuestionamientos sobre la forma en que estos deben ser tratados, se presentan muchas dudas sobre la regulación existente, de la forma como se aprovecha y se accede a ellos por parte de la sociedad de la información.
Es nuestro deber como parte activa de la sociedad de la información y gestores de la misma velar por que existan reglamentos que regulen y faciliten el acceso a la información, donde haya un flujo eficiente, eficaz y rentable de tan importante recurso, por lo cual  el acceso debe ser democratizado y óptimo para  todos. El bibliotecólogo debe estar involucrado directamente en el tema de la creación una política pública de información para nuestro país, ya que el aporte que este gremio pueda dar es vital para la construcción de tan fundamental herramienta.
Si existiera una política que formalice el tratamiento de la información, se podría dar mayor gestión para generar nuevos conocimientos, utilizar efectivamente la gran generación, transmisión y procesamiento de este recurso traería a la larga grandes beneficios para todos, ya que al convertir la información en conocimiento se podrá contar con un verdadero sentido de cultura informacional a nivel global, esto a su vez suplirá necesidades y brindará nuevas posibilidades, haciendo valer el significado de Sociedad de la Información.
Es importante considerar para tener una visión veraz de SI, la consigna de implementar iniciativas minuciosamente calculadas, estrategias ampliamente estudiadas y analizadas para enrumbar a la sociedad a ser parte del progreso, sin embargo la realidad en nuestro país es distinta, lamentablemente no se ha puesto en práctica el auténtico contexto de SI.
A nivel local este concepto existen varios elementos que han atrasado el desarrollo efectivo para alcanzar una SI formal, los factores económicos, tecnológicos, políticos y sociales han intervenido y marcado la orientación de nuestro país en el tema de desarrollo; para lograr una cultura de información se necesita estrictamente que todas las partes cooperen y se asocien para obtener ese objetivo. Lastimosamente en Costa Rica no se cuenta con un marco legal que incluya y respalde el fenómeno que se viene gestando con la información, no se cuenta con una ley que garantice acceso universal y democrático a las TIC y contemple una alfabetización informacional que obligue al estado a incluir acciones y presupuesto para generar todo un respaldo logístico que logre una efectiva inserción a la SI.
Hoy en día es notable la falta de comunicación y articulación entre las organizaciones, falta gestión y difusión de la información creada dentro de la misma administración pública, si tan solo se dieran indicios de deseos de organización para la buena toma de decisiones se estaría impactando el rol en el desarrollo nacional y gestando un ejercicio estatal más eficaz.
Es evidente la necesidad de contar con un conjunto de legislaciones, leyes, reglamentos y acuerdos, tomados en conjunto, donde se organice un plan de acción para el desarrollo y proceso del sistema informacional nacional e integre todos sus componentes, tales como bibliotecas, archivos, servicios de información especializados entre otros. Sin dejar de lado áreas afines que puedan aportar en la labor investigativa y la formulación de iniciativas para la PI. Asimismo se debe invertir en infraestructura y material multimedia.
Es necesario e importante recordar que además de contar con la información y poseer toda una infraestructura tecnológica, es primordial formar a las personas en su acceso y uso, tan solo así se podrá alcanzar una verdadera gestión de la información, que se convertirá en conocimiento, y al continuar con ese ciclo sabremos que existe una cultura de información en nuestra sociedad, que traerá ciento de posibilidades y de oportunidades a nuestro país.

Referencia bibliográfica

& Rosales, R. (2011). Acercamiento a una política de información en Costa Rica. E-Ciencias de la Información , 1 (2), 1-19.




20 de septiembre de 2011

Análisis de la lectura: “El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoría de información” de Tramullas, Jesús

El artículo expone la importancia de implementar un inventario de los recursos de información que poseen las organizaciones para facilitar el proceso de auditoría, ya que esta herramienta contribuye en la gestión de la información y a la postre la gestión el conocimiento, alcanzando así el éxito empresarial. Además presenta el alcance, perspectivas de la aplicación de la auditoría de la información y los productos que resultan del proceso, cada apartado se detallará a continuación.
Alcance de la auditoría de la información

Es importante considerar el proceso de auditoría de información como una de las principales actividades a desarrollar en cualquier organización, esta debe ser parte de las iniciativas y proyectos de gestión de la información y del conocimiento de toda entidad.
La AI tiene como objeto de estudio los recursos de información explícitos. Mientras, la auditoría del conocimiento es una ampliación de la misma, incluyendo los recursos de información tácita, los cuales esta ligados al capital intelectual.
La auditoría de información nace de la necesidad de llevar a cabo un estudio detallado de la utilización de la información explícita disponible, así como las necesidades de información detectadas, este tipo de auditoría analiza los recursos de información, recursos humanos  y los  flujos de información. Asimismo se estable una relación entre estudios de usuario, auditoría de la información y auditoría del conocimiento en un proyecto de gestión del conocimiento.
 El alcance del estudio de auditoría que se lleve a cabo dependerá de los objetivos de la entidad. Una auditoría puede ser global si se analiza las actividades de la organización de forma total o parcialmente si se evalúa un proceso específico.

Perspectivas de aplicación

Con el paso del tiempo el desarrollo de la auditoría de la información ha abarcado diferentes actividades necesarias para asegurar la calidad del resultado final, es por ello que varios autores proponen varias actividades para el proceso, por ejemplo Henczel plantea siete fases: planificación, recopilación de datos, análisis de datos, evaluación de datos, comunicación de recomendaciones, implantación de recomendaciones y revisión continua. Por otra parte Orna propone cuatro etapas: investigación inicial, auditoría, hoja de balance y desarrollo de políticas. Mientras  Buchanan y Gibb plantean un modelo de cinco pasos: promover, identificar, analizar, contabilizar y sintetizar. Por su parte Burk y Horton exponen cuatro fases estándares: exploración, coste/valor, análisis y síntesis.
Independientemente del enfoque la auditoría de información debe nacer por iniciativa de la organización, estar íntimamente ligada a los procesos estratégicos y ser un compromiso firme para la mejora de la institución, por lo que desarrollar políticas generales de gestión de la información es lo más idóneo para toda organización.

Productos de la auditoría de información

La auditoría de información brinda como resultado 3 tipos de productos:
Ü  Mapa de información: muestra una imagen del estado real de los procesos y flujos de información.
Ü  Memoria o informe: es la síntesis final del proceso de auditoría, presenta el estado de los recursos de información, utilización, los flujos de información y  las recomendaciones para llevar a cabo una gestión estratégica de la información.
Ü  Inventario de información: es una herramienta fundamental para la auditoría de información, este producto se alimenta de la toma de datos y del análisis de los mismos, se debe ser muy detallista en cada elemento ya que esto influirá en el resultado de la auditoría. Considerar una estructura formal de bases de datos para los recursos de información es lo ideal, se recomienda incorporar en el inventario los flujos y  usos, así como las personas responsables y usuarios de los recursos para facilitar el procesamiento y posterior análisis.
En el inventario se reconocen dos niveles en los objetos de información, el conceptual que describe las necesidades de información y el físico que describe la información disponible en el estado actual. Este directorio de información actúa como base de datos de referencia por contener una descripción detallada de los recursos.
Sin importar la estructura que se utilice es indispensable que esta permita representar los recursos de información, personas, flujos de información y procesos para llevar acabo efectivamente la auditoría de información.

Referencias bibliográficas

& Tramullas, J. (2003) El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoría de información. El Profesional de la Información, 12 (4), 256-260.

13 de septiembre de 2011

Organización de la información: un factor determinante en la gestión empresarial

La importancia de la Auditoría de Información en relación con la Gestión de Información y el uso de las TICs a nivel organizacional

Nuestra sociedad está inmersa en un mundo que avanza a pasos agigantados, hoy en día la globalización de las actividades y los cambios tecnológicos han contribuido a la gestión de la información, el intensivo uso de las tecnologías de la información y la comunicación han facilitado la manera de procesar, almacenar, recuperar y transmitir la información por distintos medios, rompiendo las barreras de tiempo y espacio; esto ha permitido incrementar el valor de la información en todos los ámbitos. Debido a ello, la información es un recurso vital e imprescindible para la organización, por lo que debe ser valorada en la estrategia empresarial. Esta contribuye en la generación y transformación de las instituciones, toda organización depende de la información para su desarrollo, convirtiéndola en un activo intangible que debe ser gestionado de forma correcta.
 
            En consecuencia a lo anterior y teniendo presente que la información es un recurso para todos y debe ser gestionado de la mejor manera con eficacia, eficiencia y rentabilidad, se integra la auditoría para su evaluación y correcto manejo. La auditoría es concebida como un proceso sistemático de gestión, constituye una herramienta de control y supervisión que consiste en obtener, evaluar  y verificar objetivamente un proceso, activo o función de una organización, con la finalidad de determinar la correspondencia entre las acciones y objetivos de la empresa. Mediante la auditoría se confrontan las actividades con los resultados para ver si efectivamente las acciones son las necesarias para lograr los objetivos deseados por la organización.

            Es por ello que la auditoría de la información ha venido a ser un “proceso que permite detectar, controlar y evaluar la información que existe en una organización, así como los flujos de información que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación a las necesidades de su personal y a los objetivos de la organización”. (Serrano, S. y Zapata, M. 2003, p.294)

            Si se implementa la auditoría los beneficios a corto y largo plazo serán muchos, entre ellos se pueden mencionar:

ü  Optimizar costos, gracias a la gestión racional de los recursos.

ü  Identificar amenazas inmediatas y reducir riesgos.

ü  Accesibilidad y usabilidad de información de forma más rápida.

ü  Desarrollar estrategias y políticas de información específicas.

ü  Conocimiento de los costos y efectividad de la información y su utilización.

ü  Fortalecimiento del profesional de la información como consultor para la organización.

ü  Consolidación del servicio de información como un área clave del negocio.

ü  Base para afrontar con garantías cualquier iniciativa relacionada con la gestión de la información desde el conocimiento real del entorno. (Soy i Aumatell, C., 2003, p. 265)

Mediante la aplicación de la auditoría de la información, se logran cambios organizativos dando un verdadero valor a tan prestigioso recurso, esto influye en la creación de estrategias y políticas de información específicas que responden a las necesidades informacionales de la entidad, además contribuye al posicionamiento del personal profesional encargado de gestionar la información, los bibliotecólogos.

En síntesis, al llevar acabo la auditoría de información se logra conocer la realidad de la información que está influyendo directa e indirectamente sobre la organización, detecta las entradas, manejo, relación y producción de información de la entidad y las salidas de la misma. Siendo esto una herramienta que permitirá una sabia toma de decisiones para alcanzar los objetivos planteados por la institución.


Referencias bibliográficas

& Serrano, S. y Zapata, M. (2003) Auditoría de la Información, punto de partida de la gestión del conocimiento. El Profesional de la Información, 12 (4), 290-297. 

& Soy i Aumatell, C. (2003) La auditoría de la información, componente clave de la gestión estratégica de la información. El Profesional de la Información, 12 (4), 261-268.