Análisis de la lectura: “El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoría de información” de Tramullas, Jesús

El artículo expone la importancia de implementar un inventario de los recursos de información que poseen las organizaciones para facilitar el proceso de auditoría, ya que esta herramienta contribuye en la gestión de la información y a la postre la gestión el conocimiento, alcanzando así el éxito empresarial. Además presenta el alcance, perspectivas de la aplicación de la auditoría de la información y los productos que resultan del proceso, cada apartado se detallará a continuación.

Alcance de la auditoría de la información

Es importante considerar el proceso de auditoría de información como una de las principales actividades a desarrollar en cualquier organización, esta debe ser parte de las iniciativas y proyectos de gestión de la información y del conocimiento de toda entidad.

La AI tiene como objeto de estudio los recursos de información explícitos. Mientras, la auditoría del conocimiento es una ampliación de la misma, incluyendo los recursos de información tácita, los cuales esta ligados al capital intelectual.

La auditoría de información nace de la necesidad de llevar a cabo un estudio detallado de la utilización de la información explícita disponible, así como las necesidades de información detectadas, este tipo de auditoría analiza los recursos de información, recursos humanos  y los  flujos de información. Asimismo se estable una relación entre estudios de usuario, auditoría de la información y auditoría del conocimiento en un proyecto de gestión del conocimiento.

 El alcance del estudio de auditoría que se lleve a cabo dependerá de los objetivos de la entidad. Una auditoría puede ser global si se analiza las actividades de la organización de forma total o parcialmente si se evalúa un proceso específico.

Perspectivas de aplicación

Con el paso del tiempo el desarrollo de la auditoría de la información ha abarcado diferentes actividades necesarias para asegurar la calidad del resultado final, es por ello que varios autores proponen varias actividades para el proceso, por ejemplo Henczel plantea siete fases: planificación, recopilación de datos, análisis de datos, evaluación de datos, comunicación de recomendaciones, implantación de recomendaciones y revisión continua. Por otra parte Orna propone cuatro etapas: investigación inicial, auditoría, hoja de balance y desarrollo de políticas. Mientras  Buchanan y Gibb plantean un modelo de cinco pasos: promover, identificar, analizar, contabilizar y sintetizar. Por su parte Burk y Horton exponen cuatro fases estándares: exploración, coste/valor, análisis y síntesis.

Independientemente del enfoque la auditoría de información debe nacer por iniciativa de la organización, estar íntimamente ligada a los procesos estratégicos y ser un compromiso firme para la mejora de la institución, por lo que desarrollar políticas generales de gestión de la información es lo más idóneo para toda organización.

Productos de la auditoría de información

La auditoría de información brinda como resultado 3 tipos de productos:

Ü  Mapa de información: muestra una imagen del estado real de los procesos y flujos de información.

Ü  Memoria o informe: es la síntesis final del proceso de auditoría, presenta el estado de los recursos de información, utilización, los flujos de información y  las recomendaciones para llevar a cabo una gestión estratégica de la información.

Ü  Inventario de información: es una herramienta fundamental para la auditoría de información, este producto se alimenta de la toma de datos y del análisis de los mismos, se debe ser muy detallista en cada elemento ya que esto influirá en el resultado de la auditoría. Considerar una estructura formal de bases de datos para los recursos de información es lo ideal, se recomienda incorporar en el inventario los flujos y  usos, así como las personas responsables y usuarios de los recursos para facilitar el procesamiento y posterior análisis.

En el inventario se reconocen dos niveles en los objetos de información, el conceptual que describe las necesidades de información y el físico que describe la información disponible en el estado actual. Este directorio de información actúa como base de datos de referencia por contener una descripción detallada de los recursos.

Sin importar la estructura que se utilice es indispensable que esta permita representar los recursos de información, personas, flujos de información y procesos para llevar acabo efectivamente la auditoría de información.

Referencias bibliográficas

& Tramullas, J. (2003) El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoría de información. El Profesional de la Información, 12 (4), 256-260.

Organización de la información: un factor determinante en la gestión empresarial

La importancia de la Auditoría de Información en relación con la Gestión de Información y el uso de las TICs a nivel organizacional

Nuestra sociedad está inmersa en un mundo que avanza a pasos agigantados, hoy en día la globalización de las actividades y los cambios tecnológicos han contribuido a la gestión de la información, el intensivo uso de las tecnologías de la información y la comunicación han facilitado la manera de procesar, almacenar, recuperar y transmitir la información por distintos medios, rompiendo las barreras de tiempo y espacio; esto ha permitido incrementar el valor de la información en todos los ámbitos. Debido a ello, la información es un recurso vital e imprescindible para la organización, por lo que debe ser valorada en la estrategia empresarial. Esta contribuye en la generación y transformación de las instituciones, toda organización depende de la información para su desarrollo, convirtiéndola en un activo intangible que debe ser gestionado de forma correcta.

 

            En consecuencia a lo anterior y teniendo presente que la información es un recurso para todos y debe ser gestionado de la mejor manera con eficacia, eficiencia y rentabilidad, se integra la auditoría para su evaluación y correcto manejo. La auditoría es concebida como un proceso sistemático de gestión, constituye una herramienta de control y supervisión que consiste en obtener, evaluar  y verificar objetivamente un proceso, activo o función de una organización, con la finalidad de determinar la correspondencia entre las acciones y objetivos de la empresa. Mediante la auditoría se confrontan las actividades con los resultados para ver si efectivamente las acciones son las necesarias para lograr los objetivos deseados por la organización.

            Es por ello que la auditoría de la información ha venido a ser un “proceso que permite detectar, controlar y evaluar la información que existe en una organización, así como los flujos de información que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación a las necesidades de su personal y a los objetivos de la organización”. (Serrano, S. y Zapata, M. 2003, p.294)

            Si se implementa la auditoría los beneficios a corto y largo plazo serán muchos, entre ellos se pueden mencionar:

ü  Optimizar costos, gracias a la gestión racional de los recursos.

ü  Identificar amenazas inmediatas y reducir riesgos.

ü  Accesibilidad y usabilidad de información de forma más rápida.

ü  Desarrollar estrategias y políticas de información específicas.

ü  Conocimiento de los costos y efectividad de la información y su utilización.

ü  Fortalecimiento del profesional de la información como consultor para la organización.

ü  Consolidación del servicio de información como un área clave del negocio.

ü  Base para afrontar con garantías cualquier iniciativa relacionada con la gestión de la información desde el conocimiento real del entorno. (Soy i Aumatell, C., 2003, p. 265)

Mediante la aplicación de la auditoría de la información, se logran cambios organizativos dando un verdadero valor a tan prestigioso recurso, esto influye en la creación de estrategias y políticas de información específicas que responden a las necesidades informacionales de la entidad, además contribuye al posicionamiento del personal profesional encargado de gestionar la información, los bibliotecólogos.

En síntesis, al llevar acabo la auditoría de información se logra conocer la realidad de la información que está influyendo directa e indirectamente sobre la organización, detecta las entradas, manejo, relación y producción de información de la entidad y las salidas de la misma. Siendo esto una herramienta que permitirá una sabia toma de decisiones para alcanzar los objetivos planteados por la institución.

Referencias bibliográficas

& Serrano, S. y Zapata, M. (2003) Auditoría de la Información, punto de partida de la gestión del conocimiento. El Profesional de la Información, 12 (4), 290-297. 

& Soy i Aumatell, C. (2003) La auditoría de la información, componente clave de la gestión estratégica de la información. El Profesional de la Información, 12 (4), 261-268.